엑셀 드롭다운 목록 만들기

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엑셀에서 드롭다운 목록을 사용하면 데이터 입력의 일관성을 유지하고 오류를 줄일 수 있습니다. 이는 특히 대량의 데이터를 다루거나 여러 사용자가 동일한 파일을 편집할 때 유용합니다. 이번 글에서는 엑셀에서 드롭다운 목록을 만드는 방법에 대해서 알아보겠습니다. 

드롭다운 목록이란?

드롭다운 목록은 셀을 클릭했을 때 미리 정의된 선택 항목이 나타나는 목록입니다. 사용자는 이 목록에서 원하는 항목을 선택하여 셀에 입력할 수 있습니다. 이를 통해 데이터 입력 시간을 단축하고 잘못된 데이터를 입력하는 것을 방지할 수 있습니다.

분석 작업 중

드롭다운 목록 만들기

드롭다운 목록을 만드는 방법에는 여러 가지가 있지만, 여기서는 가장 일반적인 방법인 ''데이터 유효성 검사'' 기능을 활용하는 방법을 소개하겠습니다.

프로젝트 분석 도표

1. 목록 데이터 준비

먼저, 드롭다운 목록에 표시할 항목들을 준비해야 합니다. 이 항목들은 동일한 워크시트나 다른 워크시트에 입력할 수 있습니다.

1. 새 워크시트에 항목 입력: 드롭다운에 표시할 항목들을 새 워크시트의 열이나 행에 입력합니다. 예를 들어, ''과일''이라는 워크시트에 A열에 사과, 바나나, 오렌지 등을 입력할 수 있습니다.
2. 테이블로 변환: 입력한 데이터를 테이블로 변환하면 나중에 항목을 추가하거나 삭제할 때 드롭다운 목록이 자동으로 업데이트됩니다. 데이터를 선택한 후 Ctrl + T를 눌러 테이블로 변환할 수 있습니다.

2. 드롭다운 목록 적용할 셀 선택

드롭다운 목록을 적용할 셀이나 셀 범위를 선택합니다. 여러 셀에 동일한 드롭다운을 적용하려면 해당 셀들을 모두 선택하세요.

3. 데이터 유효성 검사 설정

1. 데이터 탭 선택: 리본 메뉴에서 ''데이터'' 탭을 클릭합니다.
2. 데이터 유효성 검사 선택: ''데이터 도구'' 그룹에서 ''데이터 유효성 검사''를 클릭합니다.
3. 설정 탭에서 목록 선택: 나타난 대화상자에서 ''설정'' 탭을 선택하고, ''허용'' 드롭다운 메뉴에서 ''목록''을 선택합니다.
4. 원본 입력: ''원본'' 상자에 드롭다운 목록에 사용할 데이터 범위를 입력합니다. 예를 들어, ''과일'' 워크시트의 A2부터 A10까지의 데이터를 사용할 경우, =과일!$A$2:$A$10이라고 입력합니다.
5. 빈 셀 무시 및 셀 내 드롭다운 확인: ''빈 셀 무시''와 ''셀 내 드롭다운'' 옵션이 선택되어 있는지 확인합니다.
6. 확인 클릭: 설정이 완료되면 ''확인'' 버튼을 클릭하여 드롭다운 목록을 적용합니다.

비즈니스 분석 화면

드롭다운 목록 사용하기

이제 설정한 셀을 클릭하면 드롭다운 화살표가 나타나고, 이를 클릭하여 미리 정의한 항목 중 하나를 선택할 수 있습니다. 선택한 항목은 셀에 자동으로 입력됩니다.

드롭다운 목록 수정 및 관리

드롭다운 목록의 항목을 추가하거나 제거하려면 다음과 같이 하면 됩니다.

1. 테이블을 사용한 경우

테이블로 설정된 목록은 항목을 추가하거나 삭제하면 자동으로 드롭다운 목록에 반영됩니다. 예를 들어, 테이블의 마지막에 ''포도''를 추가하면 드롭다운 목록에도 ''포도''가 나타납니다.

2. 명명된 범위를 사용한 경우

명명된 범위를 사용하는 경우, ''이름 관리자''에서 해당 범위를 수정하여 드롭다운 목록을 업데이트할 수 있습니다.

1. 수식 탭 선택: 리본 메뉴에서 ''수식'' 탭을 클릭합니다.
2. 이름 관리자 선택: ''정의된 이름'' 그룹에서 ''이름 관리자''를 클릭합니다.
3. 범위 수정: 목록에 사용된 범위를 선택하고, ''참조 대상''을 수정하여 새로운 항목이 포함되도록 범위를 조정합니다.
4. 닫기 및 저장: 변경 사항을 저장하고 ''닫기''를 클릭합니다.

3. 수동으로 입력한 경우

드롭다운 목록의 항목을 수동으로 입력한 경우, ''데이터 유효성 검사'' 대화상자에서 ''원본'' 상자의 내용을 직접 수정하여 항목을 추가하거나 제거할 수 있습니다.

데이터 분석 차트

드롭다운 목록 삭제하기

드롭다운 목록을 삭제하려면 다음 단계를 따르세요.

1. 셀 선택: 드롭다운 목록이 적용된 셀이나 셀 범위를 선택합니다.
2. 데이터 유효성 검사 열기: ''데이터'' 탭에서 ''데이터 유효성 검사''를 클릭합니다.
3. 모두 지우기 클릭: 나타난 대화상자에서 ''모두 지우기'' 버튼을 클릭하여 드롭다운 목록을 제거합니다.
4. 확인 클릭: ''확인'' 버튼을 클릭하여 변경 사항을 적용합니다.

데이터 분석 과정

주의사항

• 데이터 보호: 드롭다운 목록의 원본 데이터가 다른 워크시트에 있는 경우, 해당 워크시트를 숨기거나 보호하여 다른 사용자가 수정하지 못하도록 하는 것이 좋습니다.
• 셀 크기 조정: 드롭다운 목록의 항목이 길 경우, 셀의 너비나 높이를 조정하여 전체 항목이 표시되도록 할 수 있습니다.
• 오류 메시지 설정: 사용자가 드롭다운 목록에 없는 값을 입력하려고 할 때 경고 메시지를 표시하도록 설정할 수 있습니다. ''데이터 유효성 검사'' 대화상자의 ''오류 경고'' 탭에서 원하는 메시지를 입력하세요.

엑셀 분석 화면

결론

엑셀에서 드롭다운 목록을 활용하면 데이터 입력의 효율성과 정확성을 크게 향상시킬 수 있습니다. 위에서 소개한 방법들을 따라 드롭다운 목록을 설정하고 관리하여 작업의 생산성을 높여보세요.